T.C.

RİZE BELEDİYESİ

MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Amaç

    Madde 1- Bu yönetmeliğin amacı; Rize Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki, sorumluluk ve çalışmalarını düzenlemektir.

Kapsam

     Madde 2- Bu Yönetmelik; Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumluluğunda bulunan iş ve işlemlerin düzenlenmesi ile yürütülmesine ilişkin esas ve usulleri kapsar.

 Hukuki dayanak

    Madde 3- Bu Yönetmelik, İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğünün 20.02.2015 tarih ve 2015/8 sayılı genelgesi, Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu ve yürürlükteki diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

    Madde 4- Bu yönetmenlikte ifade edilen:

Belediye              : Rize Belediyesi’ni,

Başkanlık             : Rize Belediye Başkanlığı’nı,

Başkan : Rize Belediye Başkanı’nı,

Meclis   : Rize Belediye Meclisi’ni,

Müdürlük           : Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nü,

Müdür : Müdürlüğün en üst yetkili ve sorumlu amirini,

            Personel : Müdürlüğe bağlı çalışan tüm personeli,

            Yönetmelik            : Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini,

            MBS                          : Muhtar Bilgi Sistemi’ni ifade eder.

 İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat ve Bağlılık

Teşkilat

   Madde 5-

(1)          Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

a)  Müdür

b)  Memur

c)  Daimi işçi

d)  Sözleşmeli personel

e)  Geçici işçiler

(2)          Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.

a)            Müdür

b)           Muhtarlık bilgi sistemi (MBS) birim yetkilisi

c)            Sekretarya/kalem

Bağlılık

Madde 6- Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan bu görevi bizzat veya Başkan Yardımcısı aracılığıyla yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev Yetki ve Sorumluluk

  Müdürlüğün Görev, Yetki Ve Sorumlulukları

Madde 7-    (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, İçişleri Bakanlığının 2015/8 Sayılı Genelgesinde belirtilen iş ve işlemlerin tamamının etkin ve verimli bir şekilde yapılmasından sorumludur.

(2) İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR BİLGİ SİSTEMİ (MBS) aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikâyet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak.

(3) MBS haricinde muhtarlıklardan gelen (bizzat, telefonla, maille, dilekçe ile vb) her türlü talebin uygun birime ve uygun kişilere yönlendirilmesini sağlamak ve sonuçlarını takip etmek.

(4) MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikâyet, öneri ve isteklerle ilgili istatistikî kayıtları tutmak, raporlamak ve başkanlığa sunmak.

(5) Yılın belirli zamanlarında Muhtarlarla “istişare toplantıları” düzenlemek ve mahaller bazında hizmetlerin değerlendirmesini yapmak.

(6) Belediyemiz müdürlükleri tarafından yapılan tüm hizmetleri mahalle bazlı raporlamak ve Başkanlığa sunmak.

 (7) Belediye Başkanı tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

 Müdürün Görev, Yetki Ve Sorumlulukları

Madde 8- (1)  Muhtarlık İşleri Müdürü, bu yönetmelikte belirtilen tüm görevlerin yerine getirilmesinden ve koordinasyonundan öncelikle Belediye Başkanına veya bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı birinci derecede sorumludur.

(2)          Müdürlüğün çalışmalarını ilgili mevzuatlar çerçevesinde yönetmek, yönlendirmek, personel arasında yazılı görev dağılımı yapmak, yapılanları kontrol etmek ve denetlemek, iş ve işlemlerin en kısa sürede zamanında sonuçlandırılmasını sağlamakla görevlidir.

Muhtarlık Bilgi sistemi (MBS) Birim Yetkilisinin Görev, Yetki Ve Sorumlulukları

Madde 9-  (1)    İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR BİLGİ SİSTEMİ’NİN koordinasyonunu sağlar.

(2)    MBS aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikâyet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlar.

(3)    Müdürlükler tarafından yapılacak geri dönüşlerin MBS talep, şikâyet, öneri ve isteğinin tam karşılığı olup olmadığını sorgular, sonuçların etkinliğini denetler ve iyileştirilmesini sağlar.

(4)    MBS haricinde muhtarlıklardan gelen (bizzat, telefonla, maille, dilekçe ile vb) her türlü talebin uygun birime ve uygun kişilere yönlendirilmesini sağlar ve sonuçların uygunluğunu denetler. Talep/şikâyet tarafına yapılan işlemlerin sonucu hakkında bilgi verilmesini sağlar.

(5)   MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikâyet, öneri ve isteklerle ilgili istatistikî kayıtları tutar, raporlar ve başkanlığa sunar.

(6)   Özellikle karşılanamayan taleplerle ilgili gerekçe raporları oluşturur.

Sekretarya/Kalem Personelinin görev, yetki ve sorumluluğu

Madde 10-  (1) Görevi gereği Müdür tarafından kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar.

(2)    Müdürlükte "standart dosya Planı”nın eksiksiz ve mevzuata uygun yürütülmesini sağlar.

Müdürüyle birlikte birim arşivi oluşturur. Devlet arşiv hizmetleri hakkında yönetmelik hükümlerine göre mevcut dosyaları "saklama planı" oluşturur ve takibini yapar. Bu konuda

(3)    Müdürlüğe gelen-giden evrakların kayıtlarını tutar, yazışmaları hazırlar.

(4)    Müdürün talimatıyla satın alım taleplerini açar ve satın alım sonuçlanana kadar süreci takip eder.

(5)   Müdürlükteki demirbaş malzemelerin kayıtlarını tutar.

(6)   Sekretarya personeli, Müdür ve Müdürün yetkili kıldığı kişiler tarafından verilen diğer işleri yapar.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmetlerin İcrası

 Görevin alınması

Madde 11-Müdürlüğe verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.

Görevin Planlanması

Madde 12-Muhtarlık İşleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

Görevin Yürütülmesi

Madde 13-Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır

 BEŞİNCİ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük birimleri arasında işbirliği

Madde 14- (1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.

(2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra Müdüre iletilir.

(3) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.

(4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

(5) Çalışanın zorunlu sebeplerden dolayı görevinden ayrılması halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon

Madde 15- (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür'ün imzası ile yürütülür.

(2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

 ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

 Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem

Madde 16- (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

(2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

 Arşivleme ve dosyalama

Madde 17- (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.

(2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.

(3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından Muhtarlıklar Müdürlüğü ilgili personeli sorumludur.

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim  personel ve disiplin hükümleri

Madde 18- (1) Muhtarlık İşleri Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

(2) Yetkili 1. Disiplin Amiri disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.

(3) Muhtarlıklar Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan dosya tutulur

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller

 Madde 19-  İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur

Yürürlük

Madde 20-  Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 21-  Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.